Quiz #10. La gouvernance des institutions de prévoyance, encore !

Le Directeur général, sous l’autorité duquel sont placés les responsables de fonctions clés, désigne ces derniers.

Le code de la sécurité sociale prévoit en effet que : « [Les] institutions de prévoyance ou unions désignent en leur sein ou, le cas échéant, au sein du groupe au sens de l’article L. 356-1 du code des assurances, la personne responsable de chacune des fonctions clés mentionnées à l’article L. 931-7. Placés sous l’autorité du directeur général, ces responsables exercent leurs fonctions dans les conditions définies par l’institution de prévoyance ou l’union » (article L.931-7-1, 2^ème alinéa du code de la sécurité sociale).

Toutefois, au regard des modalités d’accès prévues entre le conseil d’administration et les responsables de fonctions clés, il est impératif que le conseil d’administration soit a minima informé de la notification à l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) des candidats aux fonctions de responsables de fonctions clés (cf. article L.931-7-1, 5^ème alinéa, du code de la sécurité sociale).

Au moins une fois par an. En effet, le code de la sécurité sociale prévoit que : « Le conseil d’administration entend, directement et de sa propre initiative, chaque fois qu’il l’estime nécessaire et au moins une fois par an, les responsables des fonctions clés. » (article L.937-1, 4^ème alinéa, du code de la sécurité sociale).

Par ailleurs, les responsables de ces fonctions peuvent informer, directement et de leur propre initiative, le conseil d’administration lorsque surviennent des événements de nature à le justifier (article L.937-1, 3^ème  alinéa, du code de la sécurité sociale).

Les états quantitatifs n’ont pas besoin d’être approuvés préalablement par le Conseil d’administration avant leur transmission à l’ACPR.

En effet, l’article R.355-1 du code des assurances (applicable aux institutions de prévoyance par renvoi du code de la sécurité sociale) prévoit que les états quantitatifs annuels et trimestriels sont uniquement approuvés par le Directeur général avant leur transmission à l’ACPR. Le conseil d’administration peut néanmoins être tenu informé de ces états périodiques.

En revanche, d’autres éléments de reporting doivent être préalablement approuvés par le conseil d’administration avant leur transmission à l’Autorité de contrôle. Il en est ainsi du rapport sur la solvabilité et la situation financière (SFCR), du rapport régulier au contrôleur (RSR) et du rapport sur l’évaluation interne des risques et de la solvabilité (ORSA).

Non, les administrateurs d’institutions de prévoyance exercent leurs fonctions à titre gratuit et ne peuvent percevoir aucune rémunération au titre de leur mandat. En revanche, les administrateurs ont droit au remboursement des frais liés à leurs fonctions.

L’article R.931-3-21 du code de la sécurité sociale précise ainsi que : « Les fonctions d’administrateur d’une institution de prévoyance ou d’une union d’institutions de prévoyance sont gratuites. Toutefois, les administrateurs ont droit au remboursement des frais de déplacement ou de séjour ainsi que des pertes de salaires subies à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions. Toute clause contraire est réputée non écrite et toute décision contraire est nulle. »

Ce principe de la gratuité des fonctions d’administrateurs a également été repris dans l’Accord du 17 février 2012 relatif à la modernisation et au fonctionnement du paritarisme, qui prévoit que : « Les fonctions d’administrateur sont gratuites. » (article 5, 1^eralinéa).

Oui, le code de la sécurité sociale limite le nombre de mandats simultanés. Ainsi, l’article R.931-3-17 du code de la sécurité sociale prévoit que : « Nul ne peut exercer simultanément plus de trois mandats de président ou de vice-président du conseil d’administration d’une institution de prévoyance ou d’une union d’institutions de prévoyance » et que « Sauf disposition contraire des statuts, nul ne peut exercer simultanément un mandat de président ou de vice-président d’une union et d’une institution de prévoyance membre de ladite union. ».

Lorsque l’assemblée générale doit se prononcer sur le transfert de tout ou partie d’un portefeuille d’opérations, la fusion, la scission ou la dissolution de l’institution ou sur une modification des statuts ou des règlements de l’institution, l’assemblée générale ne délibère valablement que si, lors de la première convocation et pour chacun des deux collèges, le tiers au moins des membres ou des délégués sont présents ou représentés. A défaut de ce dernier quorum, une seconde assemblée est convoquée qui délibère quel que soit le quorum. (article R.931-3-41 alinéa 1^er du code de la sécurité sociale).

Pour les autres décisions, l’assemblée générale ne délibère valablement que si, lors de la première convocation et pour chacun des deux collèges, le quart au moins des membres ou des délégués sont présents ou représentés. A défaut de ce dernier quorum, une seconde assemblée est convoquée qui délibère quel que soit le quorum (article R.931-3-41 alinéa 2 du code de la sécurité sociale).

Oui, le directeur général d’une institution de prévoyance peut être le dirigeant effectif de plusieurs organismes d’assurance.

Les autres fonctions du directeur général doivent néanmoins être portées à la connaissance du conseil d’administration. L’article R.931-3-22-3 du code de la sécurité sociale précise en effet que :

« Tout candidat aux fonctions de directeur général ou de directeur général délégué d’une institution de prévoyance ou d’une union d’institutions de prévoyance doit faire connaître au conseil d’administration les autres fonctions qu’il exerce à cette date afin que le conseil puisse apprécier leur compatibilité avec les fonctions de directeur général ou de directeur général délégué de l’institution ou de l’union.

Le directeur général ou le directeur général délégué d’une institution ou d’une union doit informer le conseil d’administration de toute autre fonction qui pourrait lui être confiée. Le conseil statue dans un délai d’un mois sur la compatibilité de ces fonctions avec celles de directeur général ou directeur général délégué de l’institution de prévoyance ou de l’union. »

Il convient de souligner que l’ACPR porte une attention particulière aux éventuels conflits d’intérêts ainsi qu’à la disponibilité des dirigeants.

Les contrats RCMS sont souscrits au profit de l’ensemble des dirigeants de droit ou de fait, passés, présents ou futurs, du souscripteur et dans le cas de groupes de sociétés, de l’ensemble des filiales. Cette définition englobe les administrateurs et les présidents de conseil d’administration.

Ces contrats visent à prendre en charge les conséquences pécuniaires des éventuelles fautes professionnelles commises dans l’exercice des fonctions de dirigeant (manquement aux obligations légales, réglementaires ou statutaires, faute de gestion …).  Peuvent ainsi être couverts à certaines conditions les dommages et intérêts, amendes, frais d’avocats…

En 1997, le CTIP a mis en place un contrat d’assurance responsabilité civile des administrateurs qui a été massivement souscrit par les institutions de prévoyance.